作为一个有创意的专业人士,自由职业给了你比雇员赚更多钱的机会。通常,更多的钱。但问题是,这笔钱不会像你在公司工作时那样及时到位。事实上,现金流对自由职业者来说是一个真正的问题,尤其是在他们职业生涯的开始。你可能要花几个月,甚至几个月的时间等待付款,这对任何人来说都不是一件有趣的事。好消息是,通过遵循良好的发票惯例,您可以在很大程度上避免现金短缺。
我们所有的老师都在Shillington他们都是专业的设计师和插画师,所以他们在这个领域有很多共同的经验。请继续阅读他们分享的关于如何有效地开具发票并且永远不会达到透支限额的建议。
从理论上讲,只要包含正确的信息,发票看起来应该没有什么区别。在实践中,可以实际问题。
想想看:会计人员也是人。他们通常工作负担过重,你可以很容易地想象到这样的场景:一周结束时,他们的眼睛很累,他们看到的是一张设计糟糕、布局混乱的发票。
他们深深地叹了口气,告诉自己今天已经做得够多了,周末过后再处理。但到了周一早上,他们又请了病假。周二满是会议;然后,当他们周三回到工作岗位时,他们会被五天的电子邮件分散注意力。
如果你设计糟糕的发票没有在周五呈现出这样的视觉挑战,它就会被当场处理。因此,让发票看起来专业是至关重要的,无论是通过自己设计还是使用在线会计工具鑫元鸿或FreeAgent。
那么“专业”在实践中是什么样的呢?凯茜Sison, Shillington New York Teacher建议:
“保持简单明了。没有必要过度设计,但要保持品牌形象。”
“仅仅因为你是一名设计师,并不意味着你的发票必须是杰作,”他补充道埃切尔伯格邦妮一位在希灵顿墨尔本校区的老师。“越清晰、越简单,客户就越容易付钱给你。事实上,如果你有软件的话,使用软件生成的默认发票可能更实用,因为它更容易跟踪你发送的发票。”
除了设计干净,你的发票包括客户需要知道的一切也很重要。
如果是这样,你的发票就很有可能得到快速有效的处理。如果这样做了,它可能会在不同的账户人员之间传递,把它放在“以后处理”的堆里,最终在系统中消失。
通常,发票应该包括客户自己的工作参考编号或代码,如果他们有的话。这可能被称为采购订单、作业号或类似的东西。也包括项目的标题或工作的描述,包括时间和日期,如果相关的话。当然,还有你的客户需要支付给你的金额以及需要支付的银行账户的详细信息。最后,你的全名和地址,电话号码和电子邮件地址。
除此之外,Cathy建议:“在发票中分解你要交付给客户的东西是个好主意,这样他们就能了解你生产的东西。然而,除非你是按小时计酬,否则不要把你的时薪写在你的发票上:这是你自己的秘密!”
重要的是,客户端可能需要包含额外的信息,所以首先与他们核实总是值得的。不同的国家和地区也有不同的要求,所以当你为全球客户工作时,要做好调查。
小姐邓普西希灵顿悉尼分校的老师,提供了一个很好的例子。她解释说:“为了使发票在澳大利亚合法,它必须有你的ABN(澳大利亚商业号码)、你的贸易或商业名称、发行日期以及交换的商品或服务。”
它还必须包括公司或个人的荷兰银行号码和营业名称。如果您没有注册GST(商品和服务税),发票必须以书面形式声明不包括GST,或者在GST显示为0的行项目中注明。”
作为一个自由职业者,得到一个大项目是很棒的。但如果你等到它结束后再开发票,那就会导致现金流的大问题。Cathy建议说:“所以一定要先索要发票的一定比例,这样才能保住饭碗。”
邦妮补充道:
“对于较大或较长期的项目,最好将总金额分成几期,并在报价中注明。”
她建议你可以把它分成:
虽然大型机构通常有标准的付款条件,但较小的客户可能没有。所以最好在你的发票上写明这一点。
建议:“设定较短的标准付款期限——例如,7天——以确保你有良好的现金流。斯宾塞哈里森-Shillington墨尔本老师。“不过,对于有30天标准期限的大客户,你可能需要灵活一些。”
“无论哪种方式,都要确保发票上的截止日期非常清楚。把它放在大而显眼的地方,靠近付款金额。”
如果你的发票在到期当天没有结清,那就不要闲逛了。斯宾塞建议:“在发票到期后的第二天发出提醒。”
“礼貌的纠缠能力是一种赚钱的好方法。”
让你的信息简短而甜蜜。“比如,‘友情提醒,我的发票今天到期了……’通常就能奏效。但是如果你没有得到回应,那就打个电话,不要因为要钱而感到尴尬。你做了工作,你有权得到报酬!”
你还在发呆吗?斯宾塞说:“如果在几次礼貌的提醒之后,你仍然没有得到报酬,你可以变得更坚定。”“例如,你可能会推迟发送最终的美术作品,或者考虑一封措辞更强硬的律师信。”
当自由职业者的付款严重延迟时,有时是因为客户试图欺骗你,或者他们自己有经济困难,无力支付。但绝大多数时候,情况并非如此。更有可能的是,特别是在大型组织中,你的发票只是“卡在系统里”,被官僚主义所阻碍。
出于这个原因,与负责处理你的发票的人建立友好的电子邮件关系会非常有帮助。
不要太过火,但他们是否应该在邮件中添加一些个人细节,比如“我周五不在家,因为我要参加一个婚礼”,然后确保你添加一个友好的“婚礼怎么样?”,然后从这里开始。
你们不需要永远成为最好的朋友,但是人与人之间的接触对于解决看似棘手的问题大有帮助。
这听起来可能很荒谬,但在实践中,许多自由职业者没有得到报酬,因为他们只是忘记了这一点。因此,有组织有系统地记录所有已付和未付的发票是至关重要的,同时也要使它们在以后的日子里很容易被搜索到。
简而言之,你需要创建一个系统,让你的大脑觉得它很容易工作。
例如,这可能涉及将发票归档到云中的一个适当命名的文件夹中,注明每张发票的日期,以便于查找,并在文件名中包括客户的名字:例如,“21-04-22 name of client”。
斯宾塞还建议你:“设置提醒——在发票到期的前一周和当天,发送电子邮件提醒付款。有些工具,如Xero和FreeAgent可以自动为你做这些。”
邦妮进一步建议:“养成定期管理的习惯。例如,每个月的第一天可以是会计日。”
现金流问题不仅仅是由于延迟付款造成的。还有可怕的税单,它会立即耗尽你的银行账户,让你陷入赤字。
所以,一旦你得到了报酬,别忘了总是留出一些钱来交税。要知道到底需要多少。
例如,如果你在英国做自由职业者的第一年,你必须多存一点钱,因为政府还会对你预计下一年的收入征税。
斯宾塞说:“每张发票我都会留出30%的税款。”“我把钱放在一个单独的银行账户里,我不能轻易提取,所以我不会花掉它!”
尽管我们所分享的建议对您大有帮助,但仍有一些与您所在行业、国家和地区相关的特殊考虑超出了本文的范围。
因此,邦妮建议你:
“找一个好的会计,把你的问题都问他们!”有一些有创意/自由职业者的会计师,他们知道一些很好的技巧和技巧来提交你的具体回报。”
“如果你找到一个真正的好律师,他们通常会全年都在那里提供建议,而不仅仅是在纳税的时候。”
凯西表示同意。“纳税真的很难,但如果你投资聘请会计师,你就不会错过任何东西。如果你不是一个懂数字的人,会计也很不错:把它交给那些知道自己在做什么的人吧!”
艺术作品由#ShilloMEL Teacher创作金正日梅尔文
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